Gestão da Colaboração

Hoje estava batendo um papo informal com um amigo a respeito da colaboração e especialmente sobre o aspecto de sua “decolagem” fracassar em várias empresas e projetos. Bom, após, quase uma hora de bate-papo – e alguns copos de chope – chegamos a palavra mágica que geralmente é caminho crítico nos projetos de TI no Brasil e também é o calcanhar de Aquiles em muitas empresas. Alguém adivinhou? É esta aqui –> GESTÃO! Ou em nosso caso, a falta dela.

Como em qualquer projeto de TI, a gestão é fundamental para que a prática da Colaboração na WEB decole e emplaque nas empresas e infelizmente, este quesito permanece um assunto delicado.

Muitas empresas investem milhares de reais – ou dólares – comprando soluções revolucinária, com softwares / hardwares de última geração e se esquecem de planejar algo básico: A partir do momento que a empresa estabelecer que decidiu adotar a Colaboração na WEB, consequentemente ela assume que será proprietária de um repositório infinito de INFORMAÇÕES… Legal, não é?! Sim e não, pois, isto depende de como você irá gerenciar suas informações. E esta questão, na maioria das vezes, é mal planejada, estruturada e gerenciada. A TI se esquece que NÃO É proprietária das informações e SIM e apenas responsável pela disponibilidade da solução adotada.

Uma boa prática para auxiliar na solução desta questão é definir quem será(ão) o(s) gestor(es) das informações, ou seja, definir as áreas e as pessoas envolvidas nesta nova atividade de colaborar utilizando sistemas de TI e deixar bem claros os respectivos papéis. Desta forma, os envolvidos podem saber com clareza quais serão os benefícios e os prejuízos causados por sua atuação de acordo suas responsabilidades no processo.

Para exemplificar, vamos pensar em algo que todos funcionários se ineteressam: o ALMOÇO.
Imaginemos que uma montadora queira disponibilizar o cardápio da semana em sua intranet aos domingos, à zero hora. Antes da informação chegar a intranet, precisaremos que alguém defina o cardápio, haja aprovação (em um ou mais níveis) até que este seja disponibilizado.
Se este caminho – processo – não estiver definido e cada um dos envolvidos não possuir a consciência de suas responsabilidade e, o principal, se não houver um GESTOR para administar e “fazer acontecer” esta situação aparentemente simples, a solução não irá atingir o objetivo. 
Note que o gestor não necessariamente uma pessoa, mas sim, uma função e qualquer um dos envolvidos no processo acima pode ter, além de sua função principal – como a nutricionista que define o cardápio – atua como gestor deste processo.

Para concluir o assunto, é interessante ressaltar o termo GESTÃO e a importância dele no sucesso dos projetos de colaboração na WEB. Também é importante lembrar que TI precisa fazer o dever de casa: ENVOLVER todas áreas e pessoas relacionadas a um projeto de colaboração online.

Um ENORME Abraço,
Antonio Ricardo

Colaboração nas empresas versus Colaboração na WEB

Hoje vou começar meu POST com uma pergunta um tanto quanto óbvia – talvez estúpida – e fácil de respondermos.

Você considera mais simples buscar/encontrar:
A) Uma informação – o número de uma Nota Fiscal de Compra de um simples “mouse pad” – na intranet da sua empresa?
B) Uma informação – a data de nascimento de Nelson Mandela – na Internet?

Se você respondeu a letra B, saiba que você está muito bem acompanhado, pois, pouquíssimas empresas no Brasil estão preparadas – e interessadas – em organizar suas informações de maneira inteligente atualmente. Assunto que vem sendo trabalhado por várias empresas – Sites e serviços – na Internet como por exemplo o Wikipedia, Google, Microsoft e as inúmeras redes sociais como o Google, Facebook, LinkedIn etc. O motivo deste disparate é óbvio, pois, estas empresas são direcionadas a este tipo de solução, o que não isenta a mediocridade da maioria das empresas, as quais não percebem a importância no tratamento das suas informações.

Muitas empresas são “especialistas em retrabalho” devido a sua incapacidade de gerenciar de maneira inteligente o conhecimento de suas equipes. O que poderia ser tratado como patrimônio da empresa é simplesmente tratado como informação de propriedade individual, ou seja, um processo qualquer que é utilizado em um determinado departamento de produção está “armazenado” no cérebro de apenas um profissional e não há nenhum cuidado para que esta informação seja escrita (de acordo com um padrão pré-estabelecido), armazenada adequadamente e amplamente divulgada. Muitas empresas reinventam seus processos internos várias vezes em diferentes áreas pela pura falta de COLABORAÇÃO. Cada uma das áreas criam e recriam suas pequenas rodinhas, desperdiçando tempo e principalmente dinheiro.

Tem um outro detalhe bem importante relacionado a falta de cultura colaborativa, que acredito ser algo você ter visto algumas vezes: Alguém saiu da empresa e levou com ele seu conhecimento. Consequentemente o seu antigo departamento parou de funcionar porque as pessoas não sabem o que fazer e nem como fazer suas atividades.E agora? O que fazer? Será que este profissional é insubstituível? Ou um gênio? Obviamente que não. O maior responsável pela situação é novamente a falta de cultura relacionada a gestão do conhecimento e colaboração.

E o que fazer para melhorar a situação?
É importante que as empresas tratem a informação da mesma maneira que tratam seus bens materiais, como seus equipamentos eletrônicos, por exemplo. Não vai resover muito a situação se você tiver belos servidores, excelentes desktops e um sistema que custe uma fortuna se você não entender o conceito e nem a importância da informação acessível a todos durante todo o tempo.
Comece avaliando qual tipo de informação é importante para sua empresa, aquela mais valiosa e organize-a de maneira que não dependa de quem irá utilizar, trate-a realmente como seu patrimônio. Se é sigilosa, organize-a e guarde a sete chaves ou se é algo que você quer incorporar a cultura da sua empresa, como sua missão ou mesmo um processo global, trate-a com cuidado da mesma maneira para que seja fácil o acesso de qualquer um, independente de sua função. O mais importante é que você entenda o valor da informação e o quanto ela pode ser vital para a continuidade de seus negócios e, nunca esqueça, informações públicas mal organizadas são transformadas em lixo, pois, só ocupam espaço e custam caro ao meio ambiente, portanto entre na ERA DA COLABORAÇÃO! Mãos à obra!

Caso você tenha alguma situação interessante, seja ela trágica, cômica, frustrante etc compartilhe conosco enviando para argoncalves@pop.com.br. Não será citado nenhum nome rela de pessoas ou empresas envolvidas, pois, o mais importante é a lição aprendida e não causar nenhum tipo de constrangimento aos envolvidos. Sempre vale à pena lembrarmos que ÉTICA é fundamental em nossas vidas e não seria diferente na Colaboração.

Um grande abraço,
Antonio Ricardo Gonçalves
Consultor Sr. de T.I.