Hoje estava batendo um papo informal com um amigo a respeito da colaboração e especialmente sobre o aspecto de sua “decolagem” fracassar em várias empresas e projetos. Bom, após, quase uma hora de bate-papo – e alguns copos de chope – chegamos a palavra mágica que geralmente é caminho crítico nos projetos de TI no Brasil e também é o calcanhar de Aquiles em muitas empresas. Alguém adivinhou? É esta aqui –> GESTÃO! Ou em nosso caso, a falta dela.

Como em qualquer projeto de TI, a gestão é fundamental para que a prática da Colaboração na WEB decole e emplaque nas empresas e infelizmente, este quesito permanece um assunto delicado.

Muitas empresas investem milhares de reais – ou dólares – comprando soluções revolucinária, com softwares / hardwares de última geração e se esquecem de planejar algo básico: A partir do momento que a empresa estabelecer que decidiu adotar a Colaboração na WEB, consequentemente ela assume que será proprietária de um repositório infinito de INFORMAÇÕES… Legal, não é?! Sim e não, pois, isto depende de como você irá gerenciar suas informações. E esta questão, na maioria das vezes, é mal planejada, estruturada e gerenciada. A TI se esquece que NÃO É proprietária das informações e SIM e apenas responsável pela disponibilidade da solução adotada.

Uma boa prática para auxiliar na solução desta questão é definir quem será(ão) o(s) gestor(es) das informações, ou seja, definir as áreas e as pessoas envolvidas nesta nova atividade de colaborar utilizando sistemas de TI e deixar bem claros os respectivos papéis. Desta forma, os envolvidos podem saber com clareza quais serão os benefícios e os prejuízos causados por sua atuação de acordo suas responsabilidades no processo.

Para exemplificar, vamos pensar em algo que todos funcionários se ineteressam: o ALMOÇO.
Imaginemos que uma montadora queira disponibilizar o cardápio da semana em sua intranet aos domingos, à zero hora. Antes da informação chegar a intranet, precisaremos que alguém defina o cardápio, haja aprovação (em um ou mais níveis) até que este seja disponibilizado.
Se este caminho – processo – não estiver definido e cada um dos envolvidos não possuir a consciência de suas responsabilidade e, o principal, se não houver um GESTOR para administar e “fazer acontecer” esta situação aparentemente simples, a solução não irá atingir o objetivo. 
Note que o gestor não necessariamente uma pessoa, mas sim, uma função e qualquer um dos envolvidos no processo acima pode ter, além de sua função principal – como a nutricionista que define o cardápio – atua como gestor deste processo.

Para concluir o assunto, é interessante ressaltar o termo GESTÃO e a importância dele no sucesso dos projetos de colaboração na WEB. Também é importante lembrar que TI precisa fazer o dever de casa: ENVOLVER todas áreas e pessoas relacionadas a um projeto de colaboração online.

Um ENORME Abraço,
Antonio Ricardo